Поиск по сайту:

Систематизация делопроизводства компании: ценность документов

Основой систематизации документов является быстрый поиск нужных бумаг. Из года в год их перечень не меняется. Несложно предположить, с какими именно их видами придется работать в следующем году. Поэтому необходимо заранее создавать номенклатуру, в соответствии с которой они будут храниться.

Документы в компании производят различные сотрудники и структурные подразделения: бухгалтера, кадровики, секретари, менеджеры и непосредственно руководители. К основным их видам относят:

  • приказы
  • протоколы
  • официальная переписка
  • договора
  • счета
  • платежные поручения

Для классификации документов используют:

  • наименование (приказ, акт, протокол и т. д.)
  • вопрос, к которому они относятся
  • орган, который их принимает
  • дату

Все официальные бумаги разделяются по направлениям деятельности организации:

  • работа с кадрами
  • финансовое обеспечение
  • бухгалтерский учет
  • информационное обеспечение.

Перед сдачей дел в архив обязательно проведение экспертизы ценности документов. От нее напрямую зависит срок хранения. Официально существуют три категории:

  • краткосрочного хранения, до 10 лет
  • длительного хранения, от 10 до 75 лет
  • постоянного хранения, свыше 75 лет

Ошибаться в этом категорически нельзя. Если, к примеру, раньше срока случайно будут уничтожены записи отдела кадров, сотрудники могут лишиться трудового стажа.

Технически вся процедура сводится к полистному просматриванию документации. Занимается этим специальная экспертная комиссия. Создается она на постоянной основе из ответственных сотрудников организации и утверждается приказом. В комиссию избираются представители трех ведущих подразделений организации:

  • канцелярия и управление делами
  • бухгалтерия
  • кадровая служба

Именно эти подразделения производят самые важные данные с точки зрения последующей истории предприятия. В небольших организациях, не имеющих соответствующих отдельных структурных подразделений, избираются сотрудники, на которых возложено исполнение этих функций.

Решения комиссии согласовываются с экспертной проверочной комиссией, представляющей соответствующий архивный орган. Протокол заседания утверждается руководителем предприятия. Без этого ни одна ценная бумага не может быть уничтожена. Значительная часть бухгалтерских и других документов компании не подлежит обязательному хранению и просто ликвидируется. Но даже это не может производиться без строгого соблюдения установленной процедуры.

Понятие уничтожение документа относится только к содержащейся в нем информации, а не к самому носителю. Бумага должна быть измельчена на шредере и обязательно утилизирована. Сожжение или выброс на свалку не допускается. Неизмельченный документ утилизировать ни в коем случае нельзя. Это может привести к разглашению коммерческой тайны или персональных данных конкретных лиц, что запрещено законом.

Документооборот каждой компании контролируется государством. Для того чтобы не навлечь на себя неприятности, необходимо точно соблюдать все требования законодательства в этой сфере.

Статья подготовлена по материалам сайта: ООО "ДокументЪ"

 

 

Комментируем (авторизация Фейсбук или Вконтакте):